Obowiązek informacyjny

Szanowni Państwo!

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) uprzejmie informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych (zwany dalej ADO) jest: Energa S. A. z siedzibą al. Grunwaldzka 472, 80-309 Gdańsk, tel. 58 77 88 300, mail: energa.sa@energa.pl, www.energa.pl;

2. Z inspektorem ochrony danych (IOD) można skontaktować się pod adresem e-mail: iod.ensa@energa.pl lub korespondencyjnie na adres ADO wskazany w pkt 1. Dane dotyczące IOD dostępne są również na www.energa.pl;

3. Dane osobowe otrzymaliśmy bezpośrednio od Pani/Pana lub od Pani/Pana pracodawcy lub wykonawcy/podwykonawcy/kontrahenta którego Pani/Pan reprezentuje lub w imieniu i na rzecz którego Pani/Pan realizuje umowę.

4. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w związku z realizacją podpisanej Umowy w następujących celach:

1) podjęcia działań przed zawarciem umowy;
2) ustalenia uprawnień do wykonywania i realizacji umowy,
3) kontroli wykonania umowy i jej rozliczenia,
4) potwierdzenia posiadanych uprawnień osób wskazanych do reprezentacji,
5) utrzymywania kontaktów służbowych i wymiany korespondencji,
6) związanych z ustaleniem, dochodzeniem lub obroną ewentualnych roszczeń, odszkodowań,
7) raportowania, sprawozdawczości,
8) obsługi i archiwizacji dokumentacji;
9) wypełniania obowiązków prawnych nałożonych przez przepisy prawa, w tym m. in. przepisów prawa podatkowego i przepisów o rachunkowości, ustaw o dostępie do informacji publicznej, przepisów prawa zamówień publicznych, przepisów służących ochronie środowiska, życia i zdrowia ludzi;

5. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest:

1) niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez ADO (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – dla pracowników,
2) służbowe dane osobowe są niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem Umowy, jej wykonania, utrzymania kontaktu służbowego w związku z realizacją tej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – dla członków organów statutowych lub pełnomocników,
3) wypełnianie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) ciążących na ADO na podstawie przepisów prawa wynikających, z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu - dla członków organów statutowych, lub pełnomocników

6. Zakres danych osobowych otrzymanych i przetwarzanych może obejmować dane kontaktowe w postaci: imienia, nazwiska, adresu e-mail, stanowiska lub pełnionej funkcji, nr telefonu służbowego, służbowy adres poczty elektronicznej, nr fax, miejsca wykonywania pracy, dane dotyczące wykonywanego zawodu, działalności gospodarczej, udziału w spółce cywilnej, zatrudnienia u wykonawcy / podwykonawcy / kontrahenta Energa S.A., nr PESEL – w przypadku pełnomocnictw;

7. Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych mogą zostać:

1) podmioty Grupy Energa oraz Grupy Orlen,
2) podmioty dostarczające korespondencję;
3) podmioty wykonujące usługi archiwizacyjne oraz niszczenia dokumentacji;
4) podmioty świadczące usługi obsługi prawnej;
5) podmioty świadczące usługi serwisu i obsługi technicznej urządzeń;
6) podmioty świadczące usługi informatyczne, w tym poczty elektronicznej;
7) audytorzy zewnętrzni, biegli rewidenci, doradcy prawni, doradcy podatkowi;
8) banki realizujące transakcje;
9) organy i podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądy, organy ścigania lub instytucje państwowe.

8. Energa S.A. może powierzyć dane osobowe dostawcom usług lub produktów działającym na jego rzecz na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymagając od takich podmiotów wykonywania czynności na jego udokumentowane polecenie, pod warunkiem zachowania poufności i zapewnienia ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa powierzonych danych osobowych.

9. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania wskazanych w pkt 4:

1) w zakresie realizacji umowy, przez okres do jej zakończenia, po tym czasie dane będą przetwarzane przez okres wymagany przez prawo lub przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami;
2) w zakresie wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Energa S.A., dane będą przetwarzane przez okres wypełniania tych obowiązków prawnych, a po tym okresie przez okres wynikający z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
3) w zakresie realizacji uzasadnionych interesów Energa S.A., dane będą przetwarzane przez okres nie dłuższy niż do pozytywnego rozpatrzenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

10. Informujemy o przysługującym prawie (w uzasadnionych przypadkach i zakresie) do:

1) dostępu do swoich danych osobowych i żądania ich kopii;
2) sprostowania swoich danych osobowych;
3) żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych;
4) przenoszenia danych;
5) usunięcia danych, jeżeli nie jest realizowany żaden inny cel przetwarzania oraz nie zachodzą przesłanki wyłączające prawo, wskazane w art. 17 ust. 3 RODO;
6) sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
7) Z uprawnień można skorzystać kontaktując się pisemnie lub za pomocą e-mail z Energa S.A. lub IOD (pkt 1, 2).
11. Informujemy o przysługującym prawie wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Inspektor Danych Osobowych:

Bartłomiej Klejster
email: iod.ensa@energa.pl